Työnantajan tulee huolehtia, että järjestelmässä olevat edunsaajatiedot ovat ajantasalla, työsuhteesta poistuneet henkilöt on poistettu järjestelmästä ja uudet työntekijät lisätty järjestelmään.

Epassi Plus -asiakkaat: Järjestelmässä olevat edunsaajat saavat etunsa vuoden vaihduttua automaattiajossa.

Epassi GO -asiakkaat: Työnantaja lataa edunsaajille saldoa haluamassaan aikataulussa vuodenvaihteen jälkeen.